關(guān)于印發(fā)《福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》的通知
（閩財(cái)購(gòu)〔2005〕27號(hào)）
各設(shè)區(qū)市財(cái)政局、省直各單位、省政府采購(gòu)中心、各級(jí)各政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)：
為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定了《福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
二00五年七月一日
福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法
第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)，《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理。
第三條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是反映政府采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在組織實(shí)施政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，以保證檔案資料的真實(shí)、完整與安全。
第四條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要依法做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案存放有序、查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失。
第五條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是指采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在政府采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的文字、圖紙、圖表、音像、紙質(zhì)、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同媒質(zhì)載體的記錄。
政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具體包括：
(一)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料。
1．采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)；
2．采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃批復(fù)書(shū)(含采購(gòu)方式批復(fù)書(shū))；
3、委托代理協(xié)議；
4、招標(biāo)文件論證資料；
5、招標(biāo)文件確認(rèn)函；
(二)項(xiàng)目的招標(biāo)(詢價(jià)、談判等)文件材料。
1、已發(fā)出采購(gòu)文件(包括招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等)；
2、已發(fā)出采購(gòu)文件的必要澄清或修改的文件；
3．采購(gòu)公告(包括招標(biāo)公告等)、邀請(qǐng)招標(biāo)函、詢價(jià)函或者談判邀請(qǐng)函；
4．購(gòu)買招標(biāo)(詢價(jià)等)文件的登記記錄(包括不足三家的情況記錄)；
5．供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告；
6．邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商邀請(qǐng)過(guò)程記錄；
7．詢價(jià)及競(jìng)爭(zhēng)性談判的邀請(qǐng)對(duì)象確定理由等材料；
8．答疑會(huì)議記錄和紀(jì)要；
9．現(xiàn)場(chǎng)踏勘記錄；
10．繳交投標(biāo)保證金情況表；
(三)項(xiàng)目的開(kāi)標(biāo)文件材料。
1．收取投標(biāo)文件的登記記錄
2．參加開(kāi)標(biāo)會(huì)議的供應(yīng)商簽到名單(或開(kāi)標(biāo)情況確認(rèn)表)；
3．開(kāi)標(biāo)會(huì)議議程(含主持人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人名單)；
4．開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、過(guò)程的有關(guān)記錄；
5．評(píng)審專家形成過(guò)程和名單；
6．投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄；
(四)項(xiàng)目的投標(biāo)(報(bào)價(jià)等)文件材料。
1．投標(biāo)文件的正本(包括投標(biāo)、報(bào)價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)的文件、資料等)；
2．已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄；
(五)項(xiàng)目的評(píng)審文件材料。
1．項(xiàng)目評(píng)標(biāo)小組(詢價(jià)小組、談判小組)組成人員、監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表；
2．評(píng)審過(guò)程記錄及打分表；
3．評(píng)審報(bào)告及附件；
4．項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見(jiàn)；
5．評(píng)審紀(jì)律材料；
6．現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控錄音、錄像材料；
(六)項(xiàng)目的中標(biāo)文件材料。
1．確定采購(gòu)供應(yīng)商的文件材料(含采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)結(jié)果的確定文件、采購(gòu)結(jié)果通知書(shū)等)；
2．質(zhì)疑投訴處理材料(包含供應(yīng)商質(zhì)疑書(shū)、代理機(jī)構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等材料)；
(七)項(xiàng)目采購(gòu)階段的文件資料。
1．政府采購(gòu)項(xiàng)目合同(包括合同的訂立、補(bǔ)充、修改、終止執(zhí)行等)； ．
2．項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料；
3．資金支付文件及證明；
(八)其他文件材料。
1．項(xiàng)目工作總結(jié)；
2．項(xiàng)目效益評(píng)估書(shū)；
3．其他與采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)過(guò)程及采購(gòu)項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件材料。
第六條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在政府采購(gòu)項(xiàng)目合同簽訂、交付驗(yàn)收完成后，按照歸檔內(nèi)容要求和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、歸檔。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)作出的或接收的文件資料屬于其歸檔的范圍。
采購(gòu)人政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)由其內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)或人員統(tǒng)一管理；采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理。
除政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)和其他對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)依法行使監(jiān)督檢查職能的部門(mén)因監(jiān)督檢查需要可以查閱或復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案外，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案原則上不得查閱、復(fù)制和借出。特殊情況確需查閱或復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料人員，嚴(yán)禁在檔案資料上涂畫(huà)、拆封和抽換。
采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案查閱、復(fù)制登記制度。
第七條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案按照年度項(xiàng)目編號(hào)順序進(jìn)行組卷。
卷內(nèi)檔案材料按照政府采購(gòu)工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件材料及其他資料。
第八條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起保存十五年。
第九條 保管期滿的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，可按檔案管痤的有關(guān)規(guī)定銷毀。
第十條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)?？珊螅娇缮?。
第十一條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因解散或被終止政府采購(gòu)業(yè)務(wù)代理資格的，應(yīng)將政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案移交給該項(xiàng)目采購(gòu)單位的同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)，并按規(guī)定辦理雙方交接手續(xù)。
移交項(xiàng)目檔案手續(xù)必須在3個(gè)月內(nèi)完成。
移交政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。
交接雙方按照檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行交接，并由交接為雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙：方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在檔案移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)作永久保管。
第十二條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極配合政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)其政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的檢查。
第十三條 對(duì)違反法律法規(guī)和本辦法的責(zé)任事項(xiàng)，按照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定處理。
第十四條 部門(mén)集中采購(gòu)、分散采購(gòu)的項(xiàng)目檔案管理，可參照本辦法執(zhí)行。
第十五條 本辦法由省財(cái)政廳負(fù)責(zé)解釋。
第十六條 各設(shè)區(qū)市財(cái)政局可根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，制定具體辦法。
第十七條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。